Все, что остается у заказчика на объекте, это оплачивает заказчик», так что вбивать в расходные материалы стачивающийся и изнашивающийся инструмент, необходимо. Исключение составляет индивидуальный инструмент и электроинструмент.
В крайнем случае, заведите общий рабочий чат в одном из мессенджеров, где сообщение будет прочитано в рабочее время.
24/7 быть на связи, постоянно, это тоже не возбраняется, но если Вы, как прораб-предприниматель или частный дизайнер интерьера, работающий сам на себя, то не забывайте о том, что и Вам надо уделять время себе и своей семье. Оговорите конкретные часы, когда Вы работаете, и исключите звонки в Ваши выходные дни.