Максимальная наглядность и простота – вот универсальный принцип создания любого нормативного документа, о котором, кажется, забывают некоторые профессионалы.
Инструкции нужно писать так, чтобы было понятно даже школьнику.
Еlementary Simple Steps – это набор пошаговых действий, которые приводят к результату.
Чек-лист – это перечень действий, напротив которых нужно поставить
Экономьте свое время и время ваших собеседников. Сохраняйте всю историю переписки, особенно если она тянется длительное время. Если история все же утеряна, нелишне сначала напомнить получателю, о чем вы вели переписку, и только затем написать суть вашего обращения.
Сохраняйте историю переписки.
Отвечайте быстро.
Когда вы отправляете письмо, вы рассчитываете, что с ним хотя бы ознакомятся (если вы об этом попросили, конечно).
Побуждайте читателя к действию.
У каждого письма должна быть цель. Если вы отправляете информацию для ознакомления, так и напишите: «Прошу ознакомиться». Если рассчитываете на развернутый комментарий, пишите: «Прошу дать развернутый комментарий»
Вот несколько советов, как делить тексты на абзацы:
• отделяйте приветствие, прощание и подпись;
• первый абзац в идеале должен быть 3–4 строки. Другие абзацы можно делать больше. Это нужно для того, чтобы читатель не поленился прочесть первый абзац.
